Ta første samtale om 5 minutter

Finn ut hvordan du kan komme i gang med spintelemarketing på 5 minutter
Hva trenger jeg for å bruke Spintelemarketing? 
Alt du trenger for å starte er bredbånd og en støttet nettleser. Spintelemarketing støtter Google Chrome (last ned) eller Mozilla Firefox (last ned).

Registrering Spintelemarketing

Fra bestilling vil det ta opptil 24 timer før en IT-guru har klargjort løsningen din.

Importer kontakter/ringeliste

Da gjenstår siste oppgave før du kan ta din første samtale: importere dine kontakter.

Klikk “Import” i menyen til venstre.
NB! Vi har allerede satt opp din første kampanje for deg som en del av installasjonen. Du finner valgt kampanje i hjørnet øverst til venstre.. Du kan når som helst opprette flere kampanjer – eller gjøre endringer på eksisterende kampanje. Kontaktene dine vil bli importert inn i den kampanjen du velger.

  • Den letteste måten å importere dine kontakter er å kopiere cellene fra et regneark som f.eks. Excel eller Google Docs og lime inn i Spintelemarketing.
    NB! Det er ingen begrensninger på antall rader og kolonner
  • Spintelemarketing utfører en analyse av din kontaktliste og gir deg en forhåndsvisning på bunnen av siden. Ble all informasjon lagt til?
  • Spintelemarketing må vite hvilke rader som inneholder telefonnummeret som skal ringes. Sjekk at $phone raden i forhåndsvisningen viser telefonnummeret og at prefiksen(+47 for norge)

Når forhåndsvisningen ser grei ut klikker du på play-knappen i høyre topphjørne for å starte importen. Importen er klar når den står som 100%

Gjennomfør første samtale

Nå kan du ta din første samtale. Klikk på “Call area” i menyen og begynn å ringe.

NB! For å ringe må du først fylle på med kreditt. 

Gratulerer – du har nå tatt din første samtale!

Gå live med din kampanje

Legge til brukere

Er du den eneste i bedriften som bruker Spintelemarketing? Isåfall er det bare å hoppe over denne delen.

Klikk “User” i menyen. Og Klikk så “New user”.
NB! Bare  LoginTeam og Password må fylles ut

Du kan velge en av følgende “teams” for brukeren. Dette styrer tilgangsrettigheter.

  • Admins Har tilgang til alt.
  • Operators Har tilgang til å arbeide med kampanjedata, importer, eksporter og stats.
  • Supervisors Kan legge til nye agenter, koble agenter til kampanjer, lytte på samtaler live og se rapporter.
  • Agents har kun tilgang til ringeområdet

NB! Dersom du har agenter som arbeider fra forskjellige områder kan det være lurt å fylle inn “Branch”. Dette lar deg sammenligne stats mellom avdelingene senere.
NB! Bruk “Extra”-feltet for å legge til annen informasjon om brukeren.

Klikk lagre i toppen av høyre hjørnet.

Sett opp skjema-felter.

Kolonnene fra ringelistene du laster opp vil bli vist til agenten som skjema-felter.

For å tilpasse skjemaet, Klikk  Campaigns og velg “Form”. Der kan du tilpasse skjema-felter der agent kan fylle ut informasjon per kontakt.

  • Gjør endringer på rekkefølge ved å enkelt dra felter opp og ned
  • Forandre navn på eksisterende fleter
  • Legge til eller fjerne felt
  • Skjul felt for agent

NB! Det er smart å klikke på preview-knappen for å se endringene i forhåndsvisning før du lagrer. se at alt ser rett ut og at det ikke er noen feil.

Registrer Telefonnummer

Reguleringer i Norge krever at du viser telefonnummeret som ringetone.

Spintelemarketing lar deg velge fritt mellom numre som du eier. Når noen forsøker å ringe deg opp igjen, kan du velge følgende alternativer:

La inngående anrop bevege seg til din eksisterende telefon – utenfor Spintelemarketing

– eller-

Rut inngående samtaler tilbake til selgerteamet i Spintelemarketing

Trinn 1 – Registrer eksisterende telefonnummer i Spintelemarketing

Klikk på “Phone Numbers” -fanen og legg til ny linje. Velg en tittel og fyll inn det eksisterende telefonnummeret du vil registrere. Velg også hvordan du vil håndtere samtaler til det nummeret. Trykk deretter på Lagre for å lagre innstillingene dine.

Deretter må du bevise eierskap for det telefonnummeret. Dette gjøres ved å starte et bekreftelsesanrop.

Dersom du vil håndtere tilbakeringing utenfor Spintelemarketing:

Velg alternativet eksisterende telefon eller PBX. Når du velger det alternativet, vises et nytt felt for å legge inn en bekreftelseskode.

Pass på at du har telefonen ved siden av deg og at vi kan ringe dette nummeret. Trykk på bekreftelsesanrop når du er klar til å bekrefte linjen. Spintelemarketing vil foreta et automatisk anrop til det angitte nummeret der vi oppgir en verifiseringskode. Skriv inn koden for å fullføre oppsettet.

Dersom du vil rute innkommende anrop tilbake til salgsteamet:

Velg alternativet PSTN Dial-in line. Spintelemarketing aksepterer innkommende anrop via angitte innkommende numre eller via en VoIP (SIP) Gateway.

Trinn 2 – Velg nummer for utgående anrop

Åpne fanen Tasks og klikk på Ringeikonet øverst på oppgavelisten. Innstillingssiden for oppgaven åpnes på høyre side. I delen Caller ID & Inbound er det et rullegardinfelt som lar deg velge telefonnummeret som skal brukes som anrops-ID.

Merk: Du kan bruke samme telefonnummer selv på tvers av forskjellige kampanjer.

Eksporter resultater

Du kan automatisere rapporter for eksport.

Du kan se alle eksporter som er satt opp i kampanjen din når du åpner fanen Export.

Som standard vil eksportfilen være satt i excel-format med alle kampanjefeltene inkludert.

Hvis du ønsker et annet format kan du redigere på dette selv under “tasks”

Legg til ringekreditt

Du må huske å legge til ringekreditt før du ringer.

Brukere kan logge på app.spintelemarketing.com. De vil bli tatt direkte til Call area – hvor de kan ringe fra.

Merk: Når brukere først åpner Spintelemarketing, må de tillate at nettleseren får tilgang til mikrofonen.

Agenter kan holde oversikt over deres arbeidstid og vellykkede samtaler i Statistikk-delen øverst på siden.

Utgående ringing

Velg kampanje øverst til venstre

Hvis dialeren opererer i prediktiv modus, vil du se et roterende hjul mens dialeren forsøker å koble til neste kontakt. Når kontakten tar samtalen, vil du høre et pip og et skjema med kontaktinformasjon vil åpnes.

Hvis Dialeren kjører i preview mode, åpnes skjemaet med kontaktdataene med en gang. Trykk for å ringe manuelt.

Opptak

Merk: Du kan ta opp samtalen ved å klikke på opptaksikonet. Du avslutter opptaket ved å klikke en gang til.

Det er viktig å oppdatere samtaleutfallet når en samtale er ferdig.

Dersom det er behov for for å ringe kunden opp igjen:

.. fordi kunden ikke var tilgjengelig, velg ikke tilgjengelig (ring senere) nederst på siden.

.. fordi kunden vil at du skal ringe tilbake, sett oppfølgingsdato og klokkeslett.

Hvis det ikke er behov for tilbakering, velg ett av de endelige anropene.

Velg en av de røde disposisjonene for “avvist”.

Velg en av de gule disposisjonene for “mislyktes”.

Velg en av de grønne disposisjonene for “suksess”.

Merk at du må legge inn alle nødvendige felt.

Hvis du vil lagre anropsresultatet, trykker du Lagre

Oppfølginger

Oppfølginger vises i en liste på høyre side.

Samtidig vil agent motta en påminnelse på oppfølgingstidspunktet

Forstå Spintelemarketing

Grunnkonsept

Spintelemarketing er ideelt for å kjøre utgående og innkommende telefonkampanjer. Spintelemarketing er ikke ment å bli brukt som en sentral kundedatabase eller for langtidslagring av dine kunder og potensielle kunder .Det kan brukes sammen med et CRM-system (Customer Relationship Management) som er laget for disse formålene.

Kampanjer, oppgaver og kontakter

Du kan tenke på en kampanje som en oppskrift, med kontakter som ingrediensene. Som med de fleste oppskrifter består en kampanje av flere steg som vi kaller oppgaver / “tasks”.

En kampanje er knyttet til et bestemt anropsformål. Kampanjen inneholder alle kundedata, samt kampanjespesifikt oppsett.

I de fleste tilfeller vil en enkelt kampanje bli brukt til å oppfylle en enkelt kundekontrakt eller for et internt prosjekt.

Du kan se alle kampanjene dine sammen med deres oppsett når du åpner fanen Kampanjer. Bruk rullegardinlisten øverst til venstre for å se alle kampanjer og bytte mellom dem.

En oppgave er et arbeidstrinn i en kampanje. Det finnes ulike typer oppgaver. Hver som tjener et bestemt formål.

Anropsoppgaver er tilgjengelig for utgående anrop.

Eksporteringsoppgaver legger kampanjeresultater i en fil som du kan laste ned. Den filen kan være EXCEL-format eller i PDF-format.

E-postoppgaver lar deg sende e-posttilbud eller bekreftelser til kontaktene dine.

Ny kontakt brukes til å opprette en ny kontaktoppføring.

Webhook-oppgaver hjelper utviklere til å integrere med eksterne systemer ved å lage et REST API-anrop til en spesifisert nettadresse.

“Wait”-oppgaver gjør ingenting. Den er laget for å sette inn en forsinkelse i prosessen.

Hver kampanje må ha minst en oppgave, som i det enkleste tilfellet ville være en ringeoppgave. Du får se en liste over alle oppgaver for en kampanje når du åpner fanen “Tasks”. Når du klikker på på en oppgave, åpnes en side med oppgaveinnstillinger.

En kontakt er en datapost som inneholder informasjon om en person (eller forretningsenhet) i den aktuelle kampanjen. Det er forskjellige måter kontakter kan opprettes på:

Kontakter

importerer en kontaktliste fra en fil

en kunde ringer en innkommende ordre

en webutvikler kan laste opp nye kontakter fra et nettsted via en REST-API

Åpne fanen Kontaktvisning for å se alle kontakter i kampanjen din. Du kan se på alle detaljene i en kontakt når du klikker lenken i kolonnen $ id.

Forstå datastrømmen

Kontakter er personene (eller forretningsenhetene) du vil ringe eller som ringer deg.

Hver kontakt bor i en bestemt kampanje. Mens en kontakt ikke kan forlate kampanjen, kan den flyttes mellom mange forskjellige oppgaver innen den aktuelle kampanjen.

Konfigureringen av kampanjen handler om å ordne den rette reisen for kontaktene dine.

Inne i oppgaven: ‘status’ og ‘status_detail’

Til enhver tid blir hver kontakt tildelt en enkelt oppgave i kampanjen din.

En oppgave er et arbeid som må gjøres. Mens en kontakt er inne i en oppgave, vil den ha en status som er en av disse:

åpen – oppgaven er ikke fullført – som når vi ikke har snakket med en kunde ennå

suksess – oppgaven er fullført med suksess – som når en kunde har akseptert tilbudet

nektet – oppgaven ble fullført, men med negativt resultat – som når en kunde har avslått tilbudet

mislyktes – oppgaven kunne ikke fullføres vellykket – som når en kunde ikke kunne bli kontaktet fordi vi hadde feil telefonnummer

Når en kontakt går inn i en oppgave, er statusen åpen. Oppgaven vil diktere hva kontakten skal gjøre. Når oppgaven er gjennomført kommer kontakten inn i en av de andre 3 statusalternativene.

Mens status gir oss det grove bildet om hvor i prosessen en kontakt er, vil vi ofte få litt mer innsikt i årsakene til det. Det er her status_detail kommer inn. I motsetning til status er innholdet i status_detail oppgavespesifikt og tilpasset..

Hvor kan jeg se hvilken oppgave og status kontaktene mine er?

Alt du trenger å gjøre for å få oversikt over hvilken oppgave og status kontaktene dine er i, er å åpne fanen Tasks. På høyre side av hver oppgave kan du se hvor mange kontakter som er i den oppgaven, samt hvilken status og status_detalj de er i. Ved å klikke på en av disse oppføringene, tar du deg direkte til Kontaktvisning-fanen med alle de valgte kontaktene blir valgt.

Opprett ny kampanje

Som tidligere forklar kan du så mange kampanjer du vil kjørende. Alle kampanjene vil ha separate kontaktlister, egne spesifikke skjemafelter, rapporter og andre tilpasninger.

Du kan opprette en ny kampanje ved å trykke på “Create Campaign” på fanen “Campaigns”.Du kan velge mellom flere forhåndssatte kampanjemaler.

Opprett en ny kampanje fra forhåndsdefinert mal

Hvis kampanjen din er en enkel eller ganske standard kampanje, kan du konfigurere kampanjen din fra en mal.

Opprett en ny kampanje fra grunnen

Når du oppretter en ny kampanje fra grunnen, må du definere tasks, skjemafelter og eventuelle scripts.